Szukając partnerów w pozarządówce

Łódzki Urząd Miasta - Pałac Juliusza Heinzla. Foto: HuBar, Wikipedia.org

Współpraca z trzecim sektorem staje się dla administracji niezbędnym elementem kreowania polityki rozwoju miasta. Dlaczego powinno tak być? Przede wszystkim dlatego, że przedstawiciele organizacji mają ekspercką wiedzę, duży potencjał, doświadczenie w realizacji zadań na rzecz mieszkańców i inny punkt widzenia na ich sprawy. Dzięki temu mogą sporo wnieść w proces konsultacji, wzbogacić go, czyniąc tworzone w mieście rozwiązania po prostu lepszymi.

Jak taka współpraca może wyglądać w praktyce, pokazuje przykład Łodzi, gdzie w oparciu o ten punkt widzenia stworzono możliwość powoływania Komisji Dialogu Obywatelskiego (KDO). Są to ciała inicjatywno-doradcze, założone przez organizacje pozarządowe i działające przy określonych wydziałach Urzędu Miasta Łodzi. W tej chwili w Łodzi działa osiem takich komisji (między innymi w obszarach: kultury, edukacji, osób niepełnosprawnych, ochrony zwierząt, polityki demograficznej).

Komisje mają nie tylko współtworzyć ważne dokumenty programowe czy strategiczne, ale i podpowiadać, jak je później realizować – proponować priorytetowe zadania konieczne do realizacji postawionych celów, współtworzyć standardy realizacji zadań publicznych. Ma to być również przestrzeń do diagnozowania problemów społecznych, wymiany opinii, wspólnego wraz z urzędem poszukiwania rozwiązań. Do tej pory komisje w Łodzi współtworzyły między innymi powiatowy program działań na rzecz osób niepełnosprawnych, podejmowały inicjatywy wprowadzenia w szkołach zajęć z zakresu nowoczesnej edukacji, pracowały nad założeniami do programu przeciwdziałania bezdomności zwierząt.

Choć – jak wskazują same organizacje – działalność w KDO często napotyka trudności, a współpraca z urzędem nie odbywa się bez nieporozumień, wydaje się to być naturalne, przynajmniej na początku. Jest to nowa forma współpracy zarówno dla urzędników (dotychczas wiele dokumentów tworzyli oni sami), jak i dla NGO-sów (często nigdy wcześniej nie prowadziły z urzędami tak zaawansowanych uzgodnień). Dlatego zanim obie strony przywykną do nowej sytuacji, wyrobią sobie wspólny język i nauczą się partnerskiej współpracy, musi minąć trochę czasu.Dobrze w ramach współpracy pozafinansowej sprawdzają się w Łodzi tak zwane grupy robocze, złożone z przedstawicieli NGO-sów i urzędników. W ubiegłym roku w Łodzi pracowała między innymi grupa robocza ds. procedur konkursowych, która przygotowała rekomendacje zmian w zasadach otwartych konkursów ofert organizowanych przez miasto dla NGO-sów. Pracował również zespół ds. budżetu obywatelskiego oraz zespół ds. konsultacji społecznych.

Ten ostatni został powołany w ramach projektu „Aktywni w konsultacjach”, gdzie Miasto Łódź pełni rolę partnera (a projekt koordynuje organizacja pozarządowa – Centrum OPUS). Zespół spotykał się przez kilka miesięcy, a efektem jego prac był między innymi zestaw technik i metod proponowanych do wykorzystania w konsultacjach społecznych w Łodzi oraz materiał pomocniczy dla urzędników podpowiadający, o jakie elementy trzeba zadbać na każdym etapie prowadzenia konsultacji, by były one skuteczne.

Zespół stworzył również propozycje modelowych konsultacji dla Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych oraz Budżetu Miasta Łodzi. W obu przypadkach zaproponowano dwuetapowość konsultacji każdego z dokumentów. Chodziło o to, by rozmawiać o nich nie na etapie gotowego projektu (kiedy wpływ na jego kształt jest znacznie ograniczony), lecz na etapie tworzenia założeń, formowania się priorytetów. Wtedy jest więcej przestrzeni na rozmowy o celach, a szanse na realną partycypację mieszkańców wzrastają.

Obecnie w Łodzi jesteśmy po konsultacjach założeń strategii i priorytetów budżetu miasta. W obu przypadkach odbyły się między innymi spotkania warsztatowe (w tym również z organizacjami pozarządowymi), a w przypadku strategii przedstawicieli trzeciego sektora zostali oni dodatkowo zaproszeni do panelu ekspertów, który sformułował swoje rekomendacje do treści dokumentu. Teraz jest czas, by przyjrzeć się wnioskom, odpowiedzieć na złożone postulaty, a uwzględnione uwagi wprowadzić do projektów dokumentów. Do dalszej dyskusji na temat projektów wracamy po wakacjach.

Z pewnością bardzo efektywna okazała się współpraca urzędu z NGO-sami podczas tworzenia procedur i późniejszego wdrażania budżetu obywatelskiego. Tutaj także przez kilka miesięcy pracował zespół roboczy (dodatkowo w jego skład wchodzili radni miejscy i osiedlowi, przedstawiciele uczelni wyższych), który od zera stworzył zasady realizacji budżetu obywatelskiego w Łodzi. Zaproponował między innymi podział terytorialny miasta, zasady naboru wniosków, utworzenie ciała nadzorującego proces (doraźna komisja radnych), zasady głosowania. Rekomendacje zespołu zostały przekute na Zarządzenie Prezydenta, dzięki czemu powstały procedury oparte o różne punkty widzenia, z którymi zaczęła utożsamiać się znacznie szersza grupa łodzian.

Bardzo dobrym ruchem okazało się również zlecenie działań edukacyjno-promocyjnych w ramach budżetu obywatelskiego organizacjom pozarządowym (podczas pierwszej edycji zadanie realizowały Stowarzyszenie Topografie i Fundacja Fenomen). Zaangażowanie NGO-sów nie tylko usprawniło efektywność procesu (szybka organizacja prac, bardzo dobra jakość działań), ale i podniosło jego wiarygodność w oczach mieszkańców.

Współpraca z zespołem miała miejsce również na etapie ewaluacji pierwszej edycji budżetu obywatelskiego. Wspólnie zastanawialiśmy nad zmianami w jego zasadach dla w Łodzi, przyglądając się wnioskom z konsultacji. Takie kroki planowane są również w kolejnych latach – na etapie ewaluacji procesu będziemy korzystać z pomocy trzeciego sektora.

Obecnie wspólnie z organizacjami pozarządowymi opracowujemy standard usług w ramach Łódzkiego Centrum Obywatelskiego. Chcemy, by Centrum z jednej strony było miejscem, gdzie organizacje pozarządowe otrzymają niezbędne wsparcie dla samorozwoju (na przykład możliwość współpracy z coachem, udziału w szkoleniach, dostęp do biura na godziny), a także przestrzenią kumulującą różne inicjatywy organizacji (na przykład spotkania, konferencje, działania na rzecz mieszkańców), tworząc środowisko sprzyjające wzajemnej integracji, podejmowaniu wspólnych inicjatyw. W planach jest również utworzenie w Centrum Inkubatora dla NGO, który ma wspierać nowo powstałe organizacje. Dodatkowo chcemy, by w ośrodku na pomoc mogli liczyć mieszkańcy zainteresowani prowadzeniem działań na rzecz miasta (na przykład przygotowujący wniosek do inicjatywy lokalnej czy budżetu obywatelskiego).

Innym działaniem, nad którego wdrożeniem pracujemy razem z osobami z trzeciego sektora, jest wprowadzenie procedury regrantingu do zadań z zakresu upowszechnienia turystyki w Łodzi. To nie urząd ma przyznawać dotacje na zadania, lecz organizacja pozarządowa, która zostanie wyłoniona jako operator w otwartym konkursie. Liczymy na to, że w ten sposób uda nam się podnieść efektywność zadania. Chcielibyśmy, by taki operator inicjował działania wspierające organizacje w składaniu wniosków (na przykład doradztwo, spotkania informacyjne), co ma docelowo przełożyć się na wzrost liczby ofert składanych w konkursie (a tym samym na większą konkurencyjność propozycji i podniesienie jakości działań).

Również rozliczenia na linii operator–NGO mogą być znacznie łatwiejsze niż w sytuacji, gdy głównym dystrybutorem środków jest urząd (operator może zastosować uproszczony formularz ofert, umów, sprawozdań). Obecnie zastanawiamy się, jaki zaprojektować model, by był on w pełni zgodny z prawem, a przede wszystkim, co zrobić, by ułatwić proces naboru i rozliczenia zadań, a nie go skomplikować. Wypracowane koncepcje regrantingu i Centrum Obywatelskiego chcemy dalej konsultować z NGO-sami i Łódzką Radą Działalności Pożytku Publicznego, tak by finalny produkt był jak najbardziej dopasowany do realnych potrzeb sektora.

Pracę nad rozwiązaniami dla Centrum Obywatelskiego i Regrantingu podjęliśmy w ramach projektu „Model Współpracy Miasto–NGO” – kolejnego projektu koordynowanego przez Centrum OPUS, do udziału w którym Miasto zostało zaproszone w roli partnera. Dzięki temu udało się „ściągnąć” do miasta środki zewnętrzne na dodatkowe działania, które mają wzmocnić rozwój systemu współpracy, a które trudno byłoby zagwarantować w budżecie miasta.

W ramach projektu odbyło się już między innymi Łódzkie Forum Inicjatyw Pozarządowych – pierwsze od lat święto pozarządówki. Podczas tego trzydniowego wydarzenia zorganizowano debaty, dyskusje na temat bieżących i istotnych dla sektora spraw (na przykład współpraca z biznesem, udział organizacji w kształtowania polityki miasta, rzecznictwo w trzecim sektorze, budowanie porozumień między organizacjami), a także zaprezentowano dorobek NGO-sów mieszkańcom Łodzi. Forum zwieńczył Festiwal Zaangażowanych Łodzian, na którym zaprezentowało się ponad 60 łódzkich organizacji. Był to czas na wyjście do ludzi i pokazanie im, jak działa sektor pozarządowy i co ma do zaoferowania obywatelom.

Jednym z głównych działań w ramach projektu „Model Współpracy” jest badanie jakości współpracy samorządu z NGO-sami, by uczynić ją bardziej efektywną. Dotychczas przeprowadzono sześć moderowanych dyskusji przy różnych wydziałach urzędu miasta. Pracowaliśmy na bazie tak zwanego Lokalnego Indeksu Jakości Współpracy – narzędzia, za którego pomocą dowiadywaliśmy się bezpośrednio od organizacji, co we współpracy miasta z organizacjami sprawdza się dobrze, co należy poprawić, a co zupełnie zmienić. Po pierwszej serii spotkań (drugą planujemy na zakończenie projektu) uzyskaliśmy między innymi głosy, że warto wprowadzić czytelne zasady podziału środków finansowych we wszystkich konkursach dotacyjnych, opracować poradnik dla grantobiorców czy ulepszyć kryteria przyznawania lokali dla NGO-sów. Teraz zastanawiamy się, jakie działania podjąć, by rozwiązać zgłoszone problemy. Raport przedstawimy Radzie Działalności Pożytku Publicznego i rozważymy konieczne kroki.

Powyższe doświadczenia pokazują, że współpraca z sektorem pozarządowym w Łodzi w wielu miejscach wchodzi w nowe obszary. To z jednej strony oznacza rozwój, ale z drugiej – konieczność ciągłej pracy i ulepszenia stosowanych metod. Wiele narzędzi współpracy, takich jak KDO czy konsultacje aktów prawnych, to mechanizmy, których wciąż się uczymy i przy których wdrażaniu nie unikamy błędów. Dodatkowo duża liczba konsultowanych zagadnień już teraz powoduje na przykład problem braku frekwencji na spotkaniach. Organizacje mają przecież ograniczone zasoby czasowe i wiele codziennych obowiązków, dlatego często nie mogą sobie pozwolić na udział w konsultacjach. To wymusza konieczność odpowiedniego doboru metod pracy, potrzebę organizacji procesu tak, by zapewnić jak największy udział zainteresowanych. Stałym elementem prowadzenia współpracy musi być ewaluacja działań, wyciąganie wniosków z porażek, które zdarzają się zawsze, gdy wchodzimy w nowe obszary.

Z punktu widzenia samorządu współpraca z organizacjami jest niezbędna, ponieważ podnosi jakość zarządzania miastem/gminą. Dzięki jej prawidłowemu prowadzeniu administracja może lepiej diagnozować problemy społeczne, skuteczniej projektować dokumenty strategiczne, efektywniej realizować zadania publiczne, unikać zbędnych wydatków, łatwiej wprowadzać zmiany itp. Dodatkowo samorząd może w ten sposób angażować obywateli w rozwiązywanie ich problemów, budować społeczeństwo bardziej związane z gminą, odpowiedzialne, chętniej podejmujące inicjatywę. Patrząc na to z tej perspektywy, współpraca z trzecim sektorem staje się dla administracji niezbędnym elementem kreowania polityki rozwoju miasta.

Jeśli miałbym pokusić się o jakieś wskazówki dla samorządów, które dopiero rozpoczynają współpracę z NGO-sami i nie mają doświadczenia w tym obszarze, z pewnością rekomendowałbym powołanie ciała doradczego złożonego z przedstawicieli organizacji pozarządowych – na przykład gminnej rady pożytku publicznego. To właśnie we współpracy z trzecim sektorem warto nakreślać kierunki rozwoju współpracy, ustalać jej standardy, współtworzyć ważne dokumenty.

Kluczowe jest również wprowadzenie przejrzystych zasad dialogu (na przykład regulaminu konsultacji). Organizacje angażujące się we współpracę muszą wiedzieć, że biorąc udział w konsultacjach, będą miały ułatwiony dostęp do informacji, wystarczający czas na zgłoszenie uwag, otrzymają informację zwrotną. To podstawa do budowania odpowiedniego klimatu współpracy i zaufania pomiędzy NGO-sami a JST.

Konieczna jest również otwartość administracji na przekazywanie nowych zadań organizacjom. W sferach, w których istnieje społeczny potencjał oraz organizacje zdolne do realizacji zadań gminy, powinno następować naturalne ich oddawanie w ręce trzeciego sektora (w myśl zasady pomocniczości).

Nie bez znaczenia jest również rozwój systemu wsparcia dla NGO-sów i zagwarantowanie w budżecie środków na działania edukacyjno-szkoleniowo-doradcze dla przedstawicieli trzeciego sektora, a także tworzenie przestrzeni dla społecznej aktywności (na przykład poprzez udostępnianie sal na spotkania, przyjazną politykę lokalową).

Warto również, by cały system współpracy był spinany w urzędzie przez oddzielną komórkę, odpowiadającą za współpracę z sektorem. To może pozwolić na dobrą koordynację działań i wprowadzanie spójnego standardu współpracy z organizacjami w różnych wydziałach.

Niezbędne jest ciągłe pielęgnowanie partnerskiej współpracy z NGO-sami. Tylko bowiem w oparciu o poszanowanie suwerenności organizacji, pełną jawność podejmowanych decyzji i wzajemny szacunek da się rozwijać partnerskie relacje. Warto o tym pamiętać, bo nawet drobne błędy w kulturze współpracy mogą później rzutować na poziom zaufania do urzędu i jakość kooperacji.

*Autor jest pełnomocnikiem prezydenta Miasta Łodzi ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
Instytut Obywatelski