Na wokandzie: Dokument - nowe ujęcie

Papirus Turyński - egipska mapa z XII w. p.n.e (epoka Nowego Państwa, panowanie Ramzesa IV)

Wprowadzenie legalnej definicji pojęcia „dokument” do prawa cywilnego oraz nowej formy czynności prawnych – tzw. formy dokumentowej – stanowi odpowiedź na wyzwanie czasów coraz bardziej zdominowanych przez komunikację elektroniczną. W niedalekiej przyszłości umożliwi też dalszą informatyzację wymiaru sprawiedliwości, m.in. wprowadzenie elektronicznego biura podawczego w sądach oraz elektronicznych akt spraw.

W dziedzinie technologii informacyjnej współczesne czasy można nazwać epoką przejściową. Coraz częściej bowiem „papier” ustępuje miejsca nowym technikom utrwalania i przekazywania wiadomości. Stale zwiększa się liczba osób korzystających z urządzeń elektronicznych (komputerów, tabletów lub smartfonów), a te stwarzają coraz szerszy wachlarz możliwości zapisywania informacji. Można je utrwalać jako zapisy tekstu, dźwięku, obrazu albo zapisy audiowizualne. Urządzenia te ułatwiają przetwarzanie tych informacji, a istniejące sieci komunikacyjne umożliwiają szybkie (i zwykle bezpłatne) ich przekazywanie. Nie można się zatem dziwić, że te nowe metody komunikacji są coraz częściej stosowane również w obrocie prawnym. Postęp technologiczny wymusza zatem zmiany nawet w tak zachowawczej dziedzinie, jak prawo cywilne.

Od papirusu do e-maila

Już starożytni stwierdzili, że verba volant, scripta manent. Dlatego oświadczenia wywołujące konsekwencje prawne były i są utrwalane w taki sposób, żeby można było posługiwać się nimi w razie wątpliwości albo sporu. Tradycyjnie odbywa się to przy pomocy pisma. Utworzony w ten sposób dokument może być później wykorzystywany jako dowód w sporze sądowym. Taki środek dowodowy jest od lat stosowany i uregulowany we wszystkich procedurach, w tym również w procedurze cywilnej.

Mimo długiego okresu obowiązywania tych rozwiązań, nie udało się wypracować zgodnego stanowiska w niektórych zasadniczych kwestiach odnośnie „papierowego” dokumentu. Dotyczy to m.in. zagadnienia, czy dokument musi zawierać podpis wystawcy lub wystawców, czy dokumentem może być również pismo niezawierające takiego podpisu. Spór w tym zakresie trwa w polskiej doktrynie od dziesięcioleci.

Wątpliwości w tym zakresie uległy nasileniu po upowszechnieniu się elektronicznych metod komunikacji między uczestnikami obrotu cywilnoprawnego. Pomimo wejścia w życie przepisów o podpisach elektronicznych, stan ten nie uległ zasadniczej zmianie, gdyż jedynie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem tradycyjnym (własnoręcznym). Mimo dziesięciu lat obowiązywania przepisów o podpisach elektronicznych, liczba podmiotów posługujących się takimi bezpiecznymi podpisami elektronicznymi jest stosunkowo niewielka i są to z reguły uczestnicy tzw. obrotu profesjonalnego.

W obrocie powszechnym, przy zawieraniu umów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, zazwyczaj stosowane są inne mechanizmy identyfikacji stron. Tytułem przykładu można wskazać sklepy internetowe albo internetowe portale aukcyjne, w których kontrahenci są identyfikowani za pomocą kont. Złożenie oświadczenia wymaga uprzedniego zalogowania się (czyli podania loginu i hasła) na koncie, przy czym utworzenie i weryfikacja kont odbywa się przy pomocy rozmaitych mechanizmów (np. wpisanie przesłanego kodu lub dokonanie przelewu). Podobnie wygląda identyfikacja osób składających oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, choć ta metoda jest najczęściej stosowana w ramach stałej współpracy między stronami.

Powszechność wykorzystywania wspomnianych mechanizmów identyfikacji osób w obrocie elektronicznym powoduje, że uczestnicy takiego obrotu coraz częściej usiłują wykazywać fakt złożenia oświadczenia i jego treść za pomocą dokumentów elektronicznych, które nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Z tych względów pojawiła się konieczność normatywnego rozstrzygnięcia powyższych wątpliwości.

Działająca przy Ministrze Sprawiedliwości Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego uwzględniła wskazane potrzeby opracowując projekt nowego Kodeks cywilnego. Przygotowano przepisy wprowadzające m.in. nową formę czynności prawnych (tzw. formę dokumentową) oraz legalną definicję pojęcia „dokument” na użytek prawa cywilnego. Ostatecznie zdecydowano jednak, że przepisy te powinny wejść w życie jak najwcześniej, bez czekania na projekt całego kodeksu. Zostały one zamieszczone w ustawie z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1311), którą uchwalono na podstawie projektu przygotowanego w Ministerstwie Sprawiedliwości. Ustawa ta wejdzie w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli z dniem 8 września 2016 r.

Dokument

Ustawowa definicja pojęcia „dokument” została zamieszczona w przepisach kodeksu cywilnego dotyczących formy czynności prawnych. Według przepisu art. 773 k.c., dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Takie usytuowanie tej regulacji wynika stąd, że ma ona doniosłe znaczenie dla prawidłowego odkodowania przepisów dotyczących poszczególnych form czynności prawnych. Definicja ta powinna mieć znacznie szerszy zakres zastosowania – należy ją odnosić do wszystkich przepisów tego kodeksu oraz ustaw pozakodeksowych zawierających przepisy prawa cywilnego materialnego, w których użyto pojęcia „dokument” albo pojęć synonimicznych (np. „pismo”, „pokwitowanie”, „rachunek”). Ponadto, omawiana definicja powinna być też uwzględniana przy wykładni przepisów prawa cywilnego procesowego, które posługują się tym pojęciem. Wynika to z założenia, według którego w ramach wykładni przepisów procesowych, w których pojawiają się pojęcia zaczerpnięte z prawa materialnego, należy uwzględniać znaczenie przypisywane im właśnie w prawie materialnym. Omawiany przepis będzie miał zatem charakter systemowy – w odniesieniu do systemu prawa cywilnego materialnego, jak i procesowego. Rzecz jasna przepis ten nie znajdzie zastosowania w tych dziedzinach prawa, w których obowiązują odmienne (autonomiczne) definicje legalne pojęcia „dokument” (np. w prawie karnym).

Definicja dokumentu w Kodeksie cywilnym jest bardzo zwięzła. Występują w niej dwa człony (kryteria). Pierwszy z nich wskazuje, że dokumentem jest nośnik informacji. Jest to człon (kryterium) o charakterze przedmiotowym. Druga część definicji odwołuje się do kryterium czynnościowego (funkcjonalnego) i wyraża się w słowach: „umożliwiający zapoznanie się z jej treścią”.

Szczegółowej analizy wymaga zwłaszcza pierwsze kryterium. Zwrot „nośnik informacji” kojarzy się prima facie z informatycznym nośnikiem danych. Utożsamianie tych pojęć na gruncie przedmiotowego przepisu należy jednak zdecydowanie wykluczyć. Omawiana definicja odnosi się bowiem do wszystkich dokumentów, czyli sporządzonych zarówno w postaci tradycyjnej, jak też elektronicznej. Zakres desygnatów wyrazu „nośnik” jest zatem bardzo szeroki. Obejmuje on nośniki stosowane w odniesieniu do tzw. tradycyjnych dokumentów. Przede wszystkim chodzi tu o papier, ale może to być również np. folia, pergamin, szkło, kamień, blacha, na których jest zapisana informacja. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, w odniesieniu do dokumentów elektronicznych nośnikiem jest plik, czyli jednostka zapisu i przechowywania informacji. Nie chodzi tu o informatyczny nośnik danych, gdyż na jednym takim nośniku może być zapisanych wiele odrębnych dokumentów (np. płyta DVD, na której zapisano 100 dokumentów), albo może istnieć jeden plik z informacją zapisany na wielu informatycznych nośnikach danych (np. wiadomość mailowa zapisana na wielu serwerach).

Drugim elementem przedmiotowym, który konstytuuje dokument, jest informacja. Jest ona myślą (przekazem, wiadomością) zapisaną na nośniku. Owa intelektualna zawartość dokumentu może być wyrażona za pomocą tekstu, obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku. Zwrot „nośnik informacji” należy rozumieć łącznie, czyli jako „nośnik z utrwaloną informacją”. Nie jest zatem dokumentem tzw. pusty nośnik, czyli nośnik bez informacji (np. czysta kartka papieru albo plik, który nie zawiera żadnej informacji). Nie jest też dokumentem informacja, która nie została utrwalona na żadnym nośniku (np. ustne oświadczenie). Informacja może być zapisana jako tekst, obraz, dźwięk albo obraz i dźwięk.

Kryterium przedmiotowe omawianej definicji nawiązuje zatem do etymologicznego znaczenia wyrazu „dokument”, który pochodzi od łacińskich wyrazów: do, dare (dawać, przekazywać) oraz mens (myśl, zamiar). Natomiast kryterium funkcjonalne wskazuje, że związek nośnika z informacją musi być tego rodzaju, że umożliwia zapoznanie się z jej treścią. Może to być zapoznanie „bezpośrednie” (np. odczytanie treści dokumentu sporządzonego na papierze, obejrzenie fotografii lub rysunku) albo zapoznanie się z informacją wymagające użycia odpowiednich urządzeń lub środków technicznych (np. odczytanie informacji za pomocą komputera przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania).

Warto podkreślić, że w omawianej definicji w ogóle nie odwołano się do podpisu, co oznacza, że podpis nie jest elementem konstytuującym dokument. Innymi słowy, mogą istnieć dokumenty, które nie są opatrzone podpisem. Wprowadzona definicja kończy zatem wspomnianą wyżej dyskusję w tej kwestii.

Podczas prac legislacyjnych miały miejsce liczne dyskusje dotyczące trafności takiej właśnie definicji dokumentu. Zazwyczaj wynikały one z faktu, że w niektórych aktach prawnych pojęcie „dokument elektroniczny” jest definiowane jako „informacja utrwalona na nośniku”. Takie ujęcie wprawdzie lepiej odzwierciedla istotę dokumentu elektronicznego, ale nie sprawdza się na gruncie przepisów prawa cywilnego dotyczących dokumentów w postaci tradycyjnej (papierowej). Wystarczy wskazać, że niektóre z tych przepisów stanowią o umieszczeniu np. wzmianki, podpisu, odcisku palca na dokumencie (czyli nie na informacji, ale na nośniku) albo o wydaniu dokumentu (tu dokument jest wyraźnie traktowany jako rzecz, a nie jako informacja). Pomimo tych różnic, wykładnia kodeksowej definicji dokumentu powinna zmierzać do tego, aby objąć nią wszelkie dokumenty. Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której ten sam byt stanowiłby dokument w świetle przepisów określonej gałęzi prawa (np. prawa karnego albo przepisów o informatyzacji), zaś nie byłby dokumentem w rozumieniu prawa cywilnego.

Przyjęta definicja z pewnością nie wyeliminuje wszystkich wątpliwości, które pojawiają się zwłaszcza w odniesieniu do dokumentów elektronicznych (choćby na tle powielania tych dokumentów).

Forma dokumentowa

Ustawa z 10 lipca 2015 r. wprowadza również do Kodeksu cywilnego regulację dotyczącą nowej formy czynności prawnej (obok formy pisemnej, formy pisemnej z urzędowo poświadczoną datą, formy, aktu notarialnego itd.) – czyli formy dokumentowej. Przepis art. 772 k.c. przewiduje, że do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Tym samym jest to najmniej sformalizowany rodzaj formy szczególnej. Różnica między tą formą, a formą pisemną lub elektroniczną polega na tym, że do jej zachowania nie jest konieczne opatrzenie dokumentu podpisem (własnoręcznym lub bezpiecznym podpisem elektronicznym).

Identyfikacja wystawcy nie będzie mogła być w tym przypadku dokonywana na podstawie podpisu. Wystarczające będzie, aby złożenie oświadczenia woli umożliwiało ustalenie wystawcy. Może to nastąpić na podstawie samej treści dokumentu (np. wiadomość mailowa wskazująca osobę nadawcy i adres skrzynki nadawczej) albo przy uwzględnieniu faktów towarzyszących złożeniu oświadczenia woli (np. po sprawdzeniu urządzenia, za pomocą którego przesłano oświadczenie).

Wymagania formy dokumentowej będą zatem spełnione np. w razie złożenia oświadczenia woli w postaci dokumentu, który następnie jest przesyłany za pomocą poczty elektronicznej albo telefonu (SMS). Oświadczenie może być sporządzone nie tylko w postaci dokumentu zawierającego tekst, ale również dokumentu zawierającego zapis obrazu, dźwięku albo obrazu i dźwięku. W ten sposób uwzględniono szerokie potrzeby uczestników obrotu, którzy korzystają z takich form komunikacji.

Forma dokumentowa będzie miała co do zasady charakter formy umownej (zastrzeganej przez strony w drodze umowy). Przewidziano tylko dwa ustawowe zastrzeżenia tej formy. Dotyczy to formy tzw. czynności następczych, do których zalicza się rozwiązanie umowy, odstąpienie od niej oraz wypowiedzenie umowy. Jeżeli te akty będą dotyczyć umowy zawartej w formie dokumentowej, to również powinny być one dokonane w formie dokumentowej, chyba że strony umówiły się inaczej (art. 77 § 2 k.c.). Drugie ustawowe zastrzeżenie formy dokumentowej przewidziano w odniesieniu do umowy pożyczki (art. 720 § 2 k.c.). Forma wymagana we wskazanych wyżej przepisach jest zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.

Natomiast strony w drodze umowy mogą uczynić zastrzeżenie formy dokumentowej pod rygorem nieważności, dla wywołania określonych skutków czynności prawnej, albo bez takich rygorów, co oznacza, że zastrzegły ją jedynie dla celów dowodowych. Jeżeli formę dokumentową zastrzeżono wyłącznie dla celów dowodowych, to w razie jej niezachowania w sporze sądowym z reguły nie będzie dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub przesłuchania stron na fakt dokonania tej czynności. Szczegółowe przepisy dotyczące tych zagadnień zawarto w przepisach art. 73 – 771 k.c. Warto przy tym zaznaczyć, że regulacje dotyczące zastrzeżenia formy dokumentowej i jego skutków są identyczne jak te, które odnoszą się do formy pisemnej lub elektronicznej.

Należy też podkreślić, że ilekroć dla określonej czynności będzie zastrzeżona forma dokumentowa, to wymóg jej zachowania będzie spełniony także wtedy, gdy czynność ta zostanie dokonana w formie „bardziej zaawansowanej” (np. pisemnej albo elektronicznej).

Dowód z dokumentu

Nowelizacją objęto też część przepisów Kodeksu postępowania cywilnego dotyczących postępowania dowodowego. Chodzi przede wszystkim o regulacje dotyczące dowodu z dokumentu, które znajdą zastosowanie wyłącznie do dokumentów (tradycyjnych lub elektronicznych) zawierających tekst, które umożliwiają ustalenie ich wystawców. Należy podkreślić, że nie chodzi tu wyłącznie o dokumenty, w których utrwalono czynności prawne przy zachowaniu wymogów wynikających z przepisów o formach czynności prawnych, ale również o wszelkie inne dokumenty (orzeczenia, decyzje, protokoły itd.).

Natomiast dokumenty zawierające zapis dźwięku, obrazu albo obrazu i dźwięku będą stanowiły inne środki dowodowe. Sposób przeprowadzenia takich dowodów został określony w nowelizowanym przepisie art. 308 k.p.c. Przewiduje on, że do takich dowodów należy stosować odpowiednio przepisy o dowodzie z oględzin oraz o dowodzie z dokumentów.

Pozostałe zmiany przepisów procesowych o postępowaniu dowodowym zmierzają do nadania im takiego brzmienia, aby odnosiły się one nie tylko do dokumentów w postaci tradycyjnej (papierowej), ale również elektronicznej. Tytułem przykładu można wskazać przepisy art. 254 § 21 i 22 k.p.c., które normują kwestię udostępnienia sądowi informatycznego nośnika danych, jeżeli będzie on niezbędny do zbadania przez biegłego prawdziwości (autentyczności) dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej.

Warto też wskazać przepis art. 245 k.p.c., który ustanawia domniemanie autentyczności dokumentu prywatnego. Według tego przepisu, dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej stanowi dowód, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Przepis ten odnosi się wyłącznie do dokumentów opatrzonych podpisem. Podpis identyfikuje wystawcę tego dokumentu, co stanowi ratio legis tego przepisu. Nie odnosi się to do oświadczeń sporządzonych w formie dokumentowej, gdyż w tym przypadku wystawca dokumentu nie opatruje go swoim podpisem. Jak wskazano wyżej, identyfikacja wystawcy będzie możliwa na podstawie treści takiego dokumentu lub faktów towarzyszących złożeniu tego oświadczenia. Dokumenty takie będą wprawdzie dokumentami prywatnymi, ale nie będą korzystały z domniemania autentyczności przewidzianego w art. 245 k.p.c.

Przedstawione przepisy powinny wyeliminować pojawiające się wątpliwości co do dopuszczalności i sposobu korzystania z dokumentów elektronicznych w obrocie cywilnoprawnym oraz w postępowaniach sądowych.

Wydaje się, że zaproponowane regulacje odpowiadają potrzebom dzisiejszych czasów. Przyszłość pokaże, czy będą one na tyle uniwersalne, żeby mogły obowiązywać przez długi czas, bez konieczności dokonywania kolejnych nowelizacji.

*Autor jest doktorem nauk prawnych, sędzią delegowanym do Ministerstwa Sprawiedliwości. Pracuje w Departamencie Legislacyjnym MS
Na wokandzie