Na wokandzie: IT w sądach Korony

Sędzia HH Witold Pawlak z prawej. Foto: www.prawo.uwb.edu.pl

Widok sędziego z laptopem umożliwiającym wgląd w e-dokumenty z akt czy zapisy audio z rozpraw jest już codziennością. Przyszłość brytyjskich sądów to procesy, w których praca „na papierze” zostanie zredukowana do minimum – pisze brytyjski sędzia w kwartalniku "Na wokandzie".

Pamiętam reportaż telewizyjny z Polski sprzed roku, w którym relacjonowano przebieg procesu w głośniej sprawie dotyczącej zabójstwa generała Papały. Orzekający w tej sprawie byli niemal niewidoczni, zasłonięci stosami akt, w równym rzędzie ułożonymi na stole sędziowskim. Ten obraz skojarzył mi się z książką „Bleak House” Karola Dickensa, której akcja osnuta jest wokół sądowego sporu toczonego pomiędzy członkami jednej rodziny. Spór ten, ze względu na odwlekające się jego zakończenie, doprowadził do bankructwa jego uczestników… Stosy akt wychwycone przez kamerę telewizyjną były, myślę, dobrym podsumowaniem przewlekłości procesu domniemanych zabójców szefa polskiej policji. Procesu, który z pewnością zdominował aktywność wielu osób. Z tą różnicą, że Dickens opublikował swoją nowelę w 1853 roku, zaś relacja telewizyjna dotyczyła zdarzenia z 2013 roku!

Wielotomowe, przepastne akta spraw sprawiają bardzo przygnębiające wrażenie. W Wielkiej Brytanii staramy się je wyeliminować dzięki wykorzystaniu technologii informatycznej (Information Technology), która bardzo usprawnia codzienną pracę sędziego.

Od laptopa do rejestracji rozprawy

W naszych sądach każdy sędzia zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy jest wyposażony w zaszyfrowany laptop. W pokoju sędziego jest drukarka oraz stacja dokująca, która łączy komputer z siecią sądową, wspierającą sędziego w pracy na lokalnym serwerze w sądzie. W każdej sali sądowej jest również stacja dokująca, umożliwiająca sędziemu pracę na jego laptopie.

Komputer ma dostęp do internetu i zapewnia sędziemu dostęp do bezpiecznej poczty elektronicznej, aplikacji biurowych (np. programów Office, Excel, Powerpoint) oraz do „portalu sędziowskiego”. Portal ten działa w oparciu o sieć intranet, zawierającą odpowiednie informacje, umożliwiającą prowadzenie konferencji z innymi sędziami, oraz, co najważniejsze, zapewniającej dostęp do usług eElis (Electronic Library and Information Services), dzięki której sędzia ma wgląd online w przepisy prawa, orzecznictwo, precedensy, także branżowe czasopisma, informatory oraz materiały o charakterze edukacyjnym.

Postępowanie sądowe jest rejestrowane w systemie nagrywania dźwięku zwanym DARTS (Digital Audio Transcription and Storage System). W każdej sali sądowej zainstalowane są mikrofony dla sędziego, protokolanta, adwokata i świadków. Wszystko, co mówią, zapisywane jest na dysku serwera. Co więcej, nagrania powiązane są z wpisami dokonywanymi przez sądowego sekretarza – np. gdy sędzia zwraca się do adwokata, w systemie rejestrującym, w polu tekstowym, zapisywane jest podsumowanie tego, co zostało powiedziane. Taki zapis może także pełnić rolę skróconego protokołu sądowego i może być zdalnie obserwowany za pośrednictwem sieci sądowej, choćby przez urzędnika sądowego prowadzącego rejestr spraw i sprawdzającego postęp w ich prowadzeniu. Jeśli powstaje spór o treść wypowiedzi, dzięki systemowi e-protokołu można łatwo odtworzyć odpowiedni fragment rozprawy.

Jeśli okaże się to konieczne, stronom można zezwolić na odsłuchanie części nagranego materiału dowodowego, a sędzia – za pośrednictwem sądowego portalu – może wystąpić o udostępnienie odpowiedniej partii materiału. Taki materiał jest gotowy do wysłania do sędziego drogą elektroniczną w ciągu ok. 20 minut od momentu złożenia wniosku, w formie odpowiedniego pliku do odtworzenia. Elektroniczne protokoły z rozpraw są dostępne dla wszystkich sędziów bez najmniejszych problemów, przez okres do sześciu miesięcy od daty rozprawy. Po upływie tego okresu nagrania trafiają do archiwum, dlatego uzyskanie do nich dostępu wymaga nieco więcej czasu. Sędzia może też zamówić odpis nagrania, co jednak wiąże się z pewnymi dodatkowymi kosztami dla sądu.

Mniej papieru, mniej konwojów

Obecnie do procesów karnych w Wielkiej Brytanii wprowadzane są e-rozprawy, których celem jest nie tyle całkowita eliminacja dokumentów papierowych (paperless trials), co wprowadzenie rozpraw z zastosowaniem mniejszej ilości dokumentów papierowych (paper light trials). Dąży się do tego, aby wszystkie elektroniczne akta sprawy były dostępne w e-pakietach (eBundle) oraz przechowywane na centralnym serwerze. Strony miałyby do nich dostęp z każdego miejsca, także z sali sądowej wyposażonej w system WiFi oraz odpowiednie urządzenia dostępowe.

W tego typu elektronicznych pakietach znajdą się podstawowe zeznania świadków, wraz z wykazem niewykorzystanego materiału dowodowego (tzn. materiału, który może podważyć argumenty oskarżenia lub wspomagać obronę). Będą tam również przechowywane dokumenty sądowe, np. formularz PDH (Plea and Directions Hearing – odpowiedź na zarzuty i posiedzenie kierunkowe, formularz, w którym zapisywane są m.in. dane stron i ich przedstawicieli, czas trwania rozprawy, kwestie sporne, wskazanie typu obrony). W sądzie koronnym, w którym występuje ława przysięgłych, przewiduje się udoskonalenie tego systemu tak, aby również duża część postępowania przygotowawczego była rejestrowana w elektronicznych plikach. Prawdopodobnie jednak, dla potrzeb rozprawy, będą przygotowywane wydruki papierowe – zwłaszcza w sytuacji, gdy sędzia nie będzie wystarczająco biegły w obsłudze systemu komputerowego.

Testowany jest również pomysł „wirtualnych sądów”. Obecnie, aresztowany musi zostać doprowadzony do sądu w określonym terminie. Wymaga to transportu więźnia z komisariatu do sądu, a następnie z sądu do więzienia, w przypadku jego zatrzymania. Niektóre posterunki policji i sądy zostały dostosowane do prowadzenia procesów z wykorzystaniem przekazu wideo, co wiąże się z oszczędnościami w zakresie kosztów konwojowania więźniów. Rozpoznano możliwe problemy. Dla każdego takiego wirtualnego sądu należałoby zorganizować wirtualny pokój konsultacyjny, w którym podejrzany mógłby rozmawiać poufnie ze swoim przedstawicielem prawnym. Zauważono też, że przesłuchanie przy zastosowaniu łączy wideo trwa dłużej niż w przypadku obecności podejrzanego w sądzie, ze względu na opóźnienia w kontakcie z komisariatem oraz konieczność sprowadzenia podejrzanego w odpowiednie miejsce o odpowiednim czasie. System ten może dobrze funkcjonować w przypadku oskarżonego pozostającego w areszcie śledczym, co jest często preferowanym rozwiązaniem. Jednak z doświadczenia wynika, że wiele jeszcze pozostaje do zrobienia, aby „wirtualne sądy” działały prawidłowo.

Akta w pełni elektroniczne

Pod koniec 2012 r. przed brytyjskim sądem rozpatrującym sprawy handlowe toczył się szeroko relacjonowany w mediach proces Bieriezowski kontra Abramowicz. Ten spór, prowadzony na wielką skalę, miał również wiele niezwykłych aspektów, do których należało m.in. pionierskie zastosowanie elektronicznego oprogramowania procesu.

W wersji papierowej, akta sprawy liczyły ok. 280 tomów w formacie A4, zaś ich druk kosztowałby ok. 26 tys. funtów za jeden zestaw. W sądzie potrzebnych byłoby co najmniej siedem zestawów wydruków (na rozprawie, prócz sędziego i świadka, byli reprezentanci pięciu odrębnych stron), tak więc od początku było wiadomo, że bez zastosowania rozwiązań cyfrowych proces będzie nieefektywny dla stron i trudny do opanowania dla sądu.

Zgodnie z wymogami postępowania przed brytyjskim Sądem Handlowym, przygotowanie akt sprawy jest wspólnym procesem. A zatem, gdy ich treść została uzgodniona między stronami, zamiast ich kopiowania i dostarczania każdej ze stron, umieszczono je bezpośrednio w odpowiednim systemie komputerowym wykorzystującym technologię „chmury”. Poszczególne dokumenty zostały zorganizowane dokładnie tak, jak ich wersja papierowa – zostały podzielone na serie, zaś każdą ich stronę elektronicznie opatrzono unikalnym numerem. Oznaczało to, że dla wszystkich uczestników procesu, którzy chcieliby pracować na wersji papierowej akt, mogła być wydrukowana ich identyczna wersja – akta elektroniczne i akta papierowe były wymienne.

Kluczową zaletą tej technologii jest to, że pozwala ona jej użytkownikom na dostęp do dowolnych materiałów, na ich opisywanie i bieżącą współpracę w tym zakresie.  Dla uzyskania dostępu do całej zawartości akt sprawy oraz codziennych protokołów sądu wystarczyło kliknięcie komputerowej myszki. Ze względu na skalę sporu, nieograniczony bieżący dostęp okazał się niezbędny – członkowie zespołu adwokackiego i doradczego nie mogli znaleźć się w sytuacji bez dostępu do dokumentów, których potrzebowali, zaś dzięki komputerowi i bezpiecznym łączom internetowym mogli uzyskać wgląd do akt z dowolnego miejsca na świecie. Dodatkowo, wszystkie zeznania świadków, opinie biegłych, zarysy argumentacji oraz, ostatecznie, dzienne protokoły zaopatrywano linkami do podstawowych ujawnionych w sprawie dokumentów, tym samym oszczędzając stronom czas na przeglądanie dokumentów w poszukiwaniu właściwych stron.

Wykorzystanie tego typu technologii to oszczędność kosztów, również czasu oraz papieru. Ponieważ jej funkcjonowanie wiąże się z innymi, osobnymi kosztami, może się ona sprawdzić jedynie w postępowaniach cywilnych – w sytuacjach, gdy pieniądze nie stanowią problemu, a więc strony mogą sobie pozwolić na opłacenie firmy, która wprowadzi dane i będzie nimi zarządzać w trakcie procesu. W sprawach karnych są zupełnie inne wyzwania. W tych sprawach podejrzany czy oskarżony zwykle nie ma interesu w tym, by ponosić koszty ich obsługi.

Konserwatyzm vs. technologia

Wymiar sprawiedliwości na wyspach brytyjskich z rozwiązaniami informatycznymi obyty jest od lat. Dziś nikogo już nie dziwi laptop w rękach sędziego – choć, oczywiście, są sędziowie, szczególnie starszej daty, którzy kontakt z komputerem starają się ograniczać do minimum. Nikogo też nie bulwersuje wizja procesów prowadzonych w technologii cyfrowej, zamiast na papierze – choć, znowu, są sędziowie, którzy do takich pomysłów podchodzą z mniejszym entuzjazmem.

Co ciekawe, zwyczajowy sceptycyzm wyrażany na początku wdrażania konkretnego rozwiązania informatycznego, pod koniec całego procesu, gdy w sądach przyzwyczaimy się już do niego i nauczymy się z nim pracować, zamienia się z reguły w entuzjazm. Bo przejście na system cyfrowy może przynieść realne korzyści. I nie jest to tylko kwestia oszczędności pieniędzy, ale również czasu. Dzięki technologii cyfrowej praca sędziego staje się po prostu bardziej efektywna.

*Autor jest obywatelem brytyjskim polskiego pochodzenia, wieloletnim sędzią, obecnie orzekającym w Wood Green Crown Court w Londynie (sądzie wyższej instancji, powołanym do rozpatrywania najcięższych przestępstw kryminalnych).

Na wokandzie