Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że pracodawcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione przez pracowników w czasie podroży służbowej prywatnym autem  – na opłaty parkingowe i za autostrady, ale tylko do limitu kilometrówki, czyli przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki określonej w przepisach. Dla pracodawców to niekorzystne orzeczenie, bo zgodnie z przepisami, wydatki związane z podróżą służbową muszą zwrócić pracownikom w pełnej wysokości.

W sprawie rozpoznanej ostatecznie w wyroku przez Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt II FSK 1945/11) spółka zwracała pracownikom wydatki związane z podróżą służbową prywatnym samochodem. Opłaty za autostrady i za parkingi spółka planowała zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów. Zakwestionowała to izba skarbowa, której zdaniem może je zaliczyć do kosztów tylko w ramach kilometrówki. Rozstrzygnięcie organu podatkowego podtrzymał wojewódzki sąd administracyjny oraz Naczelny Sąd Administracyjny.

– NSA potwierdził, że opłaty za parking i opłaty za autostrady mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, jednak może to być koszt tylko i wyłącznie do wysokości limitu, jaki jest wskazany w ustawie CIT. Są to wydatki, które są iloczynem liczby przejechanych przez pracownika w podróży służbowej kilometrów oraz stawki ministerialnej – mówi Agencji Informacyjnej Newseria Mirosława Zugaj, doradca podatkowy z firmy Grant Thornton.

W myśl ustawy o CIT, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby firmy w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać dane dotyczące między innymi liczby faktycznie przejechanych kilometrów, stawki za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Stawki za 1 km przebiegu pojazdu określa rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. I tak np. stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 nie może być wyższa niż 0,5214 zł, a dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3  nie może być wyższa niż 0,8358 zł.