Krajowy Rejestr Karny jest rejestrem zamkniętym, bowiem gromadzi dane wrażliwe podlegające szczególnej ochronie, dlatego sędziowie nie mogą mieć do niego bezpośredniego dostępu – tak Ministerstwo Sprawiedliwości odpowiada na apel sędziów o stworzenie im takiej możliwości.

Jak przypomina Grażyna Nowak-Szulejewska, dyrektor Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego, tryby uzyskiwania informacji z KRK wynika z przepisów prawa normujących przetwarzanie i ochronę takich danych. Szczegółowe zasady pozyskiwania informacji z KRK określa ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2012 r. poz. 654) i przepisy wykonawcze do niej.

Szulejewska podkreśla, że biuro Rejestru od chwili zbudowania systemu informatycznego Krajowego Rejestru Karnego - od czerwca 2001 r. rozbudowuje go w ślad za zmieniającymi się przepisami prawa. W celu ułatwienia dostępu do danych gromadzonych organom wymiaru sprawiedliwości, prokuratorom i innym uprawnionym podmiotom, Minister Sprawiedliwości rozporządzeniem utworzył dotychczas 115 Punktów Informacyjnych KRK przy sądach powszechnych i prokuraturach, połączonych elektronicznie z systemem teleinformatycznym KRK, w których można uzyskać zaświadczenia z KRK. Dodaje też, że biuro Rejestru dysponuje możliwościami technicznymi uruchomienia kolejnych punktów informacyjnych, jeżeli zainteresowane sądy złożą odpowiedni wniosek do Ministerstwa.

Za pośrednictwem Biura Informacyjnego organy wymiaru sprawiedliwości i ścigania mogą także uzyskać informację z rejestrów karnych państw członkowskich Unii Europejskiej przy wykorzystaniu uruchomionej 27 kwietnia 2012 r. platformy do wymiany informacji European Criminal Records Infirmation System (ECRIS). Wspólne prace Biura Rejestru z Komisją Europejską oraz pozostałymi państwami członkowskimi trwały od 2007 roku.

Z informacji MS wynika również, że Biuro Rejestru pracuje nad nowymi rozwiązaniami prawnymi i informatycznymi gwarantującymi szybszy dostęp do danych zgromadzonych w KRK. Od 2010 r. w ramach projektu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka „Budowa systemu usług elektronicznych MS, w tym uruchomienie usług dla przedsiębiorców i osób fizycznych, poprzez dostęp elektroniczny do wydziałów Krajowego Rejestru Sądowego, Krajowego Rejestru Karnego, Biura Monitora Sądowego i Gospodarczego” Biuro przygotowało rozwiązania prawne i projekt rozwiązania technicznego, które pozwolą uprawnionym podmiotom zwracać się o informacje do KRK drogą elektroniczną i tą samą drogą, niezwłocznie uzyskiwać odpowiedzi. Na ten cel Ministerstwo Sprawiedliwości pozyskało środki z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Wejście w życie tych rozwiązań planowane jest na 1 stycznia 2014 r.