Termin przechowywania nagrań z monitoringu

Projekt przewiduje, że o terminie przechowywania danych decydował będzie administrator systemu, jednak termin ten nie może przekraczać 90 dni. Konfederacja Lewiatan popiera podejście, zgodnie z którym administrator może wyznaczyć krótszy, odpowiadający jego potrzebom okres. Z drugiej strony, w niektórych przypadkach termin 90-dniowy może okazać się zbyt krótki. Dane z monitoringu są często wykorzystywane jako dowód w sprawach pracowniczych (niedopełnienie obowiązków, nadużycia). Są też przydatne dla analizy zgłoszonych przedsiębiorcy reklamacji, które w praktyce docierają do nich po około 3-4 miesiącach. Nagrania pozwalają sprawdzić, czy zgłoszone uszkodzenie towaru nastąpiło przed jego wysłaniem, czy już w transporcie, umożliwiając szybkie wyjaśnienie sprawy.

Obowiązki administratorów

Warto zaznaczyć, że Projekt nakłada na administratorów systemów obowiązki analogiczne do istniejących już wobec administratorów danych osobowych na mocy ustawy o ochronie danych osobowych. Istotne jest to, by nie dublować tych obowiązków, ale  umożliwić ich realizację w ramach istniejących już systemów, np. systemu ewidencji osób upoważnionych. Projekt powinien utrzymać opcjonalność mianowania administratora bezpieczeństwa systemu monitoringu wizyjnego.

Precyzując obowiązki administratorów na dalszym etapie prac należy uwzględnić sytuację mikro i małych przedsiębiorstw, które często monitorują zachowanie pojedynczych pracowników. W odniesieniu do tych firm obowiązek  prowadzenia  dokumentacji  określającej środki techniczne i organizacyjne, zapewniające ochronę  odbioru, rejestrację, odtwarzanie, sposób przechowywania i niszczenia zarejestrowanych danych jest realnym obciążeniem finansowym i administracyjnym – podkreśla Konfederacja Lewiatan.

Biorąc pod uwagę dynamiczny rozwój nowych technologii i środków porozumiewania się na odległość uważamy, że nie należy zbytnio formalizować sposobu nadawania upoważnień dostępowych i prowadzenia ewidencji osób upoważnionych. Również decyzja o formie poinformowania pracownika o prowadzonym monitoringu powinna zostać pozostawiona do decyzji pracodawcy. Z pewnością nie należy wymagać w tym wypadku formy pisemnej.

Konfederacja Lewiatan