Niedawno – 11 maja br. – weszły w życie przepisy uchwalonej 10 stycznia br. nowelizacji ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, które mogą przyczynić się do ułatwienia komunikacji obywateli z urzędami. Jak czytamy w uzasadnieniu projektu noweli, „mechanizmy udostępniania usług przez podmioty publiczne na platformie, przyjęte na gruncie obecnie obowiązujących przepisów, jak również istniejące bariery prawne (m. in. wymóg osobistego stawiennictwa w urzędzie w celu przedłożenia do wglądu dokumentu tożsamości, przedłożenia do wglądu oryginału dokumentu w postaci papierowej) uniemożliwiają inicjowanie przez obywateli wielu spraw na drodze elektronicznej. Zaplanowane zmiany przyczynią się do usprawnienia procesu załatwiania spraw administracyjnych poprzez udoskonalenie wykorzystania stworzonych w tym celu mechanizmów platformy.” Jakie konkretnie rozwiązania mają umożliwić realizację tak postawionego celu?

Nowelizacja wprowadza między innymi obowiązek posługiwania się przez podmioty publiczne elektroniczną skrzynką podawczą (ESP). Oznacza to, że jeżeli obywatel zwróci się do urzędu drogą mailową, urząd będzie zobligowany do udzielenia mu odpowiedzi również w tej formie. Komunikacja przez Internet została zatem na gruncie ustawy zrównana z tradycyjną komunikacją w formie „papierowej”. Aby jednak móc skorzystać z możliwości załatwiania spraw urzędowych przez Internet, trzeba wpierw założyć profil zaufany, czyli darmowy podpis elektroniczny do kontaktów z instytucjami publicznymi. Profil zakłada się na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Aby można było go używać, trzeba go potwierdzić, co wymaga osobistego stawienia się w odpowiednim urzędzie. Dzięki nowelizacji zwiększy się liczba punktów, w których można dokonać takiego potwierdzenia; została ona rozszerzona o placówki Poczty Polskiej oraz banki.

Najwięcej spraw załatwia się w urzędach jednostek samorządu terytorialnego. Wiele z nich świadczy już rozmaite usługi za pośrednictwem Internetu; drogą elektroniczną można np. złożyć skargę lub wniosek, deklarację śmieciową, zarejestrować pojazd, zmienić adres do korespondencji lub zamieszkania itp. Istotne jest jednak, aby sposób świadczenia tych usług był ujednolicony. Nowelizacja wprowadza w związku z tym obowiązek posługiwania się elektroniczną skrzynką podawczą w jednym standardzie; dzięki temu wszystkie ESP – do tej pory zróżnicowane – będą działać na takich samych zasadach, co ma ułatwić obywatelom korzystanie z nich. W związku z tym, urzędy zostały mocą ustawy zobowiązane do przekazywania ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji wzorów dokumentów związanych z dostępnymi w ePUAP usługami; dokumenty te będą umieszczane w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych. Instytucje publiczne mają także udostępniać wzory urzędowych formularzy.