Papirus Turyński - egipska mapa z XII w. p.n.e (epoka Nowego Państwa, panowanie Ramzesa IV)

Wprowadzenie legalnej definicji pojęcia „dokument” do prawa cywilnego oraz nowej formy czynności prawnych – tzw. formy dokumentowej – stanowi odpowiedź na wyzwanie czasów coraz bardziej zdominowanych przez komunikację elektroniczną. W niedalekiej przyszłości umożliwi też dalszą informatyzację wymiaru sprawiedliwości, m.in. wprowadzenie elektronicznego biura podawczego w sądach oraz elektronicznych akt spraw.

W dziedzinie technologii informacyjnej współczesne czasy można nazwać epoką przejściową. Coraz częściej bowiem „papier” ustępuje miejsca nowym technikom utrwalania i przekazywania wiadomości. Stale zwiększa się liczba osób korzystających z urządzeń elektronicznych (komputerów, tabletów lub smartfonów), a te stwarzają coraz szerszy wachlarz możliwości zapisywania informacji. Można je utrwalać jako zapisy tekstu, dźwięku, obrazu albo zapisy audiowizualne. Urządzenia te ułatwiają przetwarzanie tych informacji, a istniejące sieci komunikacyjne umożliwiają szybkie (i zwykle bezpłatne) ich przekazywanie. Nie można się zatem dziwić, że te nowe metody komunikacji są coraz częściej stosowane również w obrocie prawnym. Postęp technologiczny wymusza zatem zmiany nawet w tak zachowawczej dziedzinie, jak prawo cywilne.

Od papirusu do e-maila

Już starożytni stwierdzili, że verba volant, scripta manent. Dlatego oświadczenia wywołujące konsekwencje prawne były i są utrwalane w taki sposób, żeby można było posługiwać się nimi w razie wątpliwości albo sporu. Tradycyjnie odbywa się to przy pomocy pisma. Utworzony w ten sposób dokument może być później wykorzystywany jako dowód w sporze sądowym. Taki środek dowodowy jest od lat stosowany i uregulowany we wszystkich procedurach, w tym również w procedurze cywilnej.

Mimo długiego okresu obowiązywania tych rozwiązań, nie udało się wypracować zgodnego stanowiska w niektórych zasadniczych kwestiach odnośnie „papierowego” dokumentu. Dotyczy to m.in. zagadnienia, czy dokument musi zawierać podpis wystawcy lub wystawców, czy dokumentem może być również pismo niezawierające takiego podpisu. Spór w tym zakresie trwa w polskiej doktrynie od dziesięcioleci.

Wątpliwości w tym zakresie uległy nasileniu po upowszechnieniu się elektronicznych metod komunikacji między uczestnikami obrotu cywilnoprawnego. Pomimo wejścia w życie przepisów o podpisach elektronicznych, stan ten nie uległ zasadniczej zmianie, gdyż jedynie bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem tradycyjnym (własnoręcznym). Mimo dziesięciu lat obowiązywania przepisów o podpisach elektronicznych, liczba podmiotów posługujących się takimi bezpiecznymi podpisami elektronicznymi jest stosunkowo niewielka i są to z reguły uczestnicy tzw. obrotu profesjonalnego.