W obrocie powszechnym, przy zawieraniu umów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, zazwyczaj stosowane są inne mechanizmy identyfikacji stron. Tytułem przykładu można wskazać sklepy internetowe albo internetowe portale aukcyjne, w których kontrahenci są identyfikowani za pomocą kont. Złożenie oświadczenia wymaga uprzedniego zalogowania się (czyli podania loginu i hasła) na koncie, przy czym utworzenie i weryfikacja kont odbywa się przy pomocy rozmaitych mechanizmów (np. wpisanie przesłanego kodu lub dokonanie przelewu). Podobnie wygląda identyfikacja osób składających oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej, choć ta metoda jest najczęściej stosowana w ramach stałej współpracy między stronami.

Powszechność wykorzystywania wspomnianych mechanizmów identyfikacji osób w obrocie elektronicznym powoduje, że uczestnicy takiego obrotu coraz częściej usiłują wykazywać fakt złożenia oświadczenia i jego treść za pomocą dokumentów elektronicznych, które nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Z tych względów pojawiła się konieczność normatywnego rozstrzygnięcia powyższych wątpliwości.

Działająca przy Ministrze Sprawiedliwości Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego uwzględniła wskazane potrzeby opracowując projekt nowego Kodeks cywilnego. Przygotowano przepisy wprowadzające m.in. nową formę czynności prawnych (tzw. formę dokumentową) oraz legalną definicję pojęcia „dokument” na użytek prawa cywilnego. Ostatecznie zdecydowano jednak, że przepisy te powinny wejść w życie jak najwcześniej, bez czekania na projekt całego kodeksu. Zostały one zamieszczone w ustawie z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1311), którą uchwalono na podstawie projektu przygotowanego w Ministerstwie Sprawiedliwości. Ustawa ta wejdzie w życie po upływie 12 miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli z dniem 8 września 2016 r.

Dokument

Ustawowa definicja pojęcia „dokument” została zamieszczona w przepisach kodeksu cywilnego dotyczących formy czynności prawnych. Według przepisu art. 773 k.c., dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Takie usytuowanie tej regulacji wynika stąd, że ma ona doniosłe znaczenie dla prawidłowego odkodowania przepisów dotyczących poszczególnych form czynności prawnych. Definicja ta powinna mieć znacznie szerszy zakres zastosowania – należy ją odnosić do wszystkich przepisów tego kodeksu oraz ustaw pozakodeksowych zawierających przepisy prawa cywilnego materialnego, w których użyto pojęcia „dokument” albo pojęć synonimicznych (np. „pismo”, „pokwitowanie”, „rachunek”). Ponadto, omawiana definicja powinna być też uwzględniana przy wykładni przepisów prawa cywilnego procesowego, które posługują się tym pojęciem. Wynika to z założenia, według którego w ramach wykładni przepisów procesowych, w których pojawiają się pojęcia zaczerpnięte z prawa materialnego, należy uwzględniać znaczenie przypisywane im właśnie w prawie materialnym. Omawiany przepis będzie miał zatem charakter systemowy – w odniesieniu do systemu prawa cywilnego materialnego, jak i procesowego. Rzecz jasna przepis ten nie znajdzie zastosowania w tych dziedzinach prawa, w których obowiązują odmienne (autonomiczne) definicje legalne pojęcia „dokument” (np. w prawie karnym).